소액현금 제도와 분개

전도금 제도라고도 불리는 소액현금 계정은 기업의 각 부서에서 여러활동을 하면서 지속적으로 자주 발생하는 작은 소액 결제건들을 쉽고 빠르게 처리하기 위해 존재한다.

 

가격이 크게 나가지 않는 작은 소모품이나 일상적인 교통비 같은 잡다한 소액결제건들을 위해 일정한 자금을 미리 조성하여 준비해둔 다음, 잡다한 소액결제건들은 회계처리 없이 사용하고 이후 미리 조성해둔 자금을 다시 보충할 때 이전 기간동안 사용한 소액지출에 대한 회계처리를 하게 된다.

 

작은 결제를 하려고 각 부서가 수시로 경리부에 드나들면서 '얼마를 썼다'라고 보고할 필요 없이 조성해둔 자금으로 일정한 기간 동안 사용하고, 영수증이나 전표등을 모아뒀다가 다시 소액현금계정의 자금을 보충할 때 이를 넘겨주는 방식이 되면서 좀 더 효율적인 업무수행이 가능해지는 것이다.

 

회계처리시 분개는 일반적으로 다음과 같이 진행된다. 회계부나 경리부처럼 '돈을 관리하는 곳이 기준'이다. (왼쪽은 차변, 오른쪽은 대변)

 

1. 5월 1일에 한 달간 사용할 소액현금(전도금)으로 경리부에서 A부서에 50만 원을 지급하였다.

2. 5월 31일, A부서에서 교통비로 10만, 소모품비로 20만, 통신비로 10만, 기타 잡비로 5만 원을 사용하였다고 영수증과 함께 통보해왔고, 전도금을 다시 보충해주었다.

 

1. 50만 원 지급시,

 

소액현금(전도금) 500,000

현금 500,000

 

소액현금계정은 현금을 내주고 생긴 자산이므로 자산증가로 처리하고, 현금은 빠져나갔으므로 자산감소로 처리된다.

 

2. 비용을 통보 받았을 때,

 

교통비 100,000 소모품비 200,000 통신비 100,000 잡비 50,000

소액현금 450,000

 

그리고 다시 전도금을 보충해줄 때

 

소액현금 450,000

현금 450,000

 

이렇게 처리 된다.

 

만약 5월 31일 이전에 돈이 모자라 직원의 개인돈으로 결제한 것이 있다면 어떻게 될까? 위에서 접대비로 10만 원이 추가발생했고 그것이 직원의 돈이었다면 5만 원을 초과한 것이 된다.

 

이런 경우에는 비용을 통보받았을 때는,

 

교통비 100,000 소모품비 200,000 통신비 100,000 접대비 100,000 잡비 50,000

소액현금 500,000 미지급금 50,000

 

그리고 다시 돈을 재충당해줄 때는 아래와 같이 처리한다.

 

소액현금 500,000 미지급금 50,000

현금 550,000

 

즉, 개인적으로 결제한 돈을 부채인 미지급금으로 달아서 계산하는 것이다.